MERANGIN – Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Merangin terus mendorong pemanfaatan teknologi digital untuk meningkatkan efektivitas administrasi dan kualitas pelayanan pemerintahan. Salah satu langkah nyata dilakukan melalui peluncuran inovasi buku tamu elektronik di lingkungan Dinas Komunikasi dan Informatika (Kominfo) Kabupaten Merangin, Kamis (29/10/2026).
Inovasi tersebut diluncurkan oleh Kepala Dinas Kominfo Merangin, Ahmad Khoiruddin, mewakili Bupati Merangin, H. M. Syukur. Untuk memastikan sistem dapat berfungsi dengan baik, para pegawai Dinas Kominfo Merangin juga diminta mencoba langsung aplikasi tersebut setelah mengikuti apel. Langkah ini sekaligus menjadi bagian dari pengenalan penggunaan sistem pencatatan kunjungan berbasis digital.
Kepala Dinas Kominfo Merangin, Ahmad Khoiruddin, yang akrab disapa Akhoi, menjelaskan bahwa buku tamu elektronik dirancang untuk menggantikan proses pencatatan kunjungan secara manual dengan sistem yang lebih praktis, tertib, dan mudah diakses.
Menurutnya, aplikasi tersebut memanfaatkan teknologi kode batang atau barcode yang dapat dipindai langsung oleh pengunjung menggunakan telepon seluler berbasis Android.
“Dengan memanfaatkan teknologi barcode, tamu dapat melakukan pemindaian menggunakan telepon seluler, kemudian mengisi data yang diminta melalui aplikasi buku tamu elektronik,” ujar Akhoi.
Ia menjelaskan, mekanisme penggunaan aplikasi relatif sederhana. Setiap tamu yang datang cukup memindai barcode yang tersedia di meja resepsionis menggunakan kamera telepon seluler. Setelah itu, pengunjung akan diarahkan untuk mengisi formulir digital sesuai petunjuk yang tersedia hingga proses registrasi selesai.
Setelah seluruh data dilengkapi dan registrasi berhasil, kunjungan tamu akan tercatat secara resmi dalam sistem sebagai kunjungan pada hari tersebut di Kantor Dinas Kominfo Merangin.
Data yang masuk kemudian tersimpan dalam buku besar tamu elektronik. Informasi yang terdokumentasi meliputi identitas pengunjung sesuai data yang diisi, foto, tanda tangan, waktu kedatangan yang mencakup tanggal dan hari, serta kepentingan atau tujuan kunjungan.
Dengan sistem tersebut, pencatatan tamu tidak lagi hanya bergantung pada buku konvensional yang harus diisi menggunakan tulisan tangan. Seluruh informasi kunjungan dapat dihimpun secara digital sehingga memudahkan petugas dalam melakukan pendataan, pencarian informasi, serta penelusuran kembali riwayat kunjungan apabila diperlukan.
Inovasi ini mendapat sambutan positif dari jajaran pegawai, termasuk Kepala Subbagian Umum, Anna Hilda. Penerapan sistem digital tersebut dinilai menjadi langkah untuk membangun administrasi perkantoran yang lebih teratur dan menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi informasi.
Seorang warga yang berkunjung ke kantor tersebut juga menyambut baik penerapan buku tamu elektronik itu. Menurutnya, pencatatan berbasis digital berpotensi membuat proses penerimaan tamu lebih praktis, terutama bagi pengunjung yang sudah terbiasa menggunakan telepon seluler untuk mengakses layanan digital.
“Kalau penggunaannya mudah dan petunjuknya jelas, tentu akan membantu pengunjung saat datang ke kantor. Data kunjungan juga lebih tertata sehingga pelayanan bisa terasa lebih praktis,” ujar warga tersebut.
Penerapan buku tamu elektronik di Dinas Kominfo Merangin diharapkan dapat menjadi contoh pemanfaatan teknologi digital di lingkungan pemerintahan daerah. Melalui inovasi ini, budaya kerja yang efektif dan efisien diharapkan semakin berkembang sejalan dengan kebutuhan pelayanan publik pada era digital.
Dengan demikian, digitalisasi tidak hanya menjadi bagian dari pembaruan sistem administrasi, tetapi juga menjadi upaya untuk meningkatkan kualitas pengelolaan perkantoran dan mendukung terwujudnya pelayanan pemerintahan yang lebih profesional. (Red/SS)
