KOTA BIMA – Pemerintah Kota Bima memperkuat komitmen pembenahan tata kelola kearsipan sebagai bagian dari upaya meningkatkan kualitas pelayanan publik dan mempercepat reformasi birokrasi. Salah satu langkah yang disiapkan adalah menjadikan hasil pengawasan kearsipan internal sebagai salah satu indikator evaluasi kinerja organisasi perangkat daerah (OPD).
Komitmen tersebut disampaikan Wali Kota Bima saat menghadiri Rapat Koordinasi (Rakor) Pemerintah Kota Bima Bidang Kearsipan bersama Wakil Wali Kota Bima, Senin (26/10/2026), di Aula Parenta Kota Bima. Rakor mengangkat tema “Membangun Budaya Tertib Kelola Arsip Daerah”.
Kegiatan tersebut turut dihadiri Sekretaris Daerah Kota Bima, staf ahli, para asisten, seluruh kepala OPD di lingkungan Pemerintah Kota Bima, serta para camat se-Kota Bima.
Rakor ini menjadi momentum untuk memperkuat kesamaan pemahaman dan komitmen seluruh perangkat daerah dalam mewujudkan pengelolaan arsip yang tertib, aman, dan berkelanjutan. Pembahasan mencakup empat aspek utama, yakni tertib administrasi arsip, keamanan arsip untuk menjamin ketersediaan informasi pada masa mendatang, penguatan sinergi antarlembaga, serta dukungan tata kelola pemerintahan yang baik demi mewujudkan Kota Bima yang bersih, indah, dan asri.
Dalam arahannya, Wali Kota Bima menegaskan bahwa kearsipan merupakan unsur fundamental dalam penyelenggaraan pemerintahan. Pengelolaan arsip tidak boleh lagi dipandang sebagai pekerjaan administratif semata, tetapi harus menjadi bagian penting dari pelaksanaan reformasi birokrasi.
Wali Kota juga menyampaikan apresiasi kepada Dinas Perpustakaan Daerah dan Arsip beserta seluruh jajarannya atas upaya mendorong perbaikan tata kelola kearsipan di lingkungan pemerintah daerah. Ia berharap penerapan sistem kearsipan dapat dilakukan secara menyeluruh, mulai dari tingkat OPD hingga kecamatan dan kelurahan.
Sebagai langkah percepatan, Wali Kota menetapkan sejumlah kebijakan strategis untuk memperkuat penyelenggaraan kearsipan. Kebijakan tersebut mencakup penetapan kearsipan sebagai prioritas reformasi birokrasi, penerbitan regulasi daerah, pemenuhan kebutuhan tenaga arsiparis, penyediaan sarana dan prasarana, penataan arsip sesuai ketentuan, pengawasan berkala, serta pemanfaatan hasil audit sebagai instrumen evaluasi kinerja perangkat daerah.
Dalam waktu dekat, Pemerintah Kota Bima berencana menerbitkan Peraturan Wali Kota tentang Gerakan Tertib Kelola Arsip Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Bima. Regulasi tersebut diharapkan menjadi landasan hukum sekaligus pedoman bagi seluruh perangkat daerah dalam menjalankan pengelolaan arsip secara konsisten.
Untuk mendukung pelaksanaannya, Wali Kota meminta Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan memetakan kebutuhan arsiparis serta meningkatkan kompetensi pengelola arsip melalui pelatihan, bimbingan teknis, dan program pengembangan kapasitas secara berkelanjutan.
Dari sisi fasilitas, Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) bersama Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) diminta mendukung pengalokasian anggaran secara bertahap, mulai APBD murni 2027. Anggaran tersebut diarahkan untuk penyediaan ruang arsip, rak arsip, kotak arsip, lemari arsip atau filing cabinet, serta sarana preservasi guna menjaga keamanan dan kondisi fisik dokumen.
Wali Kota juga menginstruksikan seluruh perangkat daerah untuk menata arsip aktif dan inaktif serta melaksanakan penyusutan arsip sesuai peraturan perundang-undangan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Proses tersebut meliputi pemindahan arsip, pemusnahan arsip yang memenuhi persyaratan, serta penyerahan arsip statis sesuai ketentuan yang berlaku.
Pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan itu akan diperkuat melalui monitoring dan evaluasi secara berkala. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan diminta menindaklanjuti hasil audit kearsipan, melakukan evaluasi sekurang-kurangnya setiap triwulan, serta menyampaikan laporan kepada Wali Kota melalui Sekretaris Daerah.
Mulai tahun ini, nilai hasil Pengawasan Kearsipan Internal juga akan menjadi salah satu indikator dalam evaluasi kinerja perangkat daerah. OPD yang memperoleh kategori baik akan diberikan apresiasi, sedangkan perangkat daerah dengan kategori sangat kurang akan mendapatkan pembinaan khusus.
Menurut Wali Kota, arsip memiliki kedudukan penting karena menjadi bukti pertanggungjawaban sekaligus sumber informasi dalam penyelenggaraan pemerintahan. Tanpa pengelolaan yang baik, pemerintah akan menghadapi kesulitan dalam melindungi dokumen, menelusuri riwayat administrasi, dan menyediakan informasi ketika dibutuhkan.
“Saya minta komitmen seluruh kepala OPD. Sekretaris masing-masing perangkat daerah agar menindaklanjuti dan memastikan pengelolaan kearsipan berjalan dengan baik. Kearsipan ini merupakan bagian dari reformasi birokrasi yang harus kita benahi bersama,” tegasnya.
Selain pembenahan arsip konvensional, Wali Kota mendorong penerapan pengelolaan arsip digital secara bertahap mulai 2026. Seluruh perangkat daerah diminta mempersiapkan kebutuhan pendukung dan berkoordinasi dengan Sekretaris Daerah agar pengembangan sistem kearsipan digital dapat terintegrasi dengan baik.
“Mari kita bangkit dan memperbaiki tata kelola kearsipan sedikit demi sedikit. Jika ada kebutuhan yang diperlukan, silakan disampaikan kepada Sekda untuk kita tampung dan tindak lanjuti. Mari kita perkuat bersama, termasuk mulai menerapkan arsip digital,” ujarnya.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan Daerah dan Arsip Kota Bima dalam laporannya menjelaskan bahwa rakor tersebut dilaksanakan untuk memperkuat pemahaman mengenai peran strategis arsip dalam mendukung akuntabilitas pemerintahan, penyediaan informasi, dan peningkatan kualitas pelayanan publik.
Ia menyampaikan bahwa Pemerintah Kota Bima telah melaksanakan audit kearsipan terhadap lima perangkat daerah pada 2025. Pada 2026, audit dilanjutkan terhadap sepuluh perangkat daerah. Hasil evaluasi tersebut menunjukkan bahwa implementasi penyelenggaraan kearsipan di sejumlah perangkat daerah masih perlu ditingkatkan.
Melalui rakor ini, Pemerintah Kota Bima berharap seluruh perangkat daerah memiliki pemahaman dan komitmen yang sama dalam membangun budaya tertib arsip. Selain itu, kegiatan tersebut diharapkan menghasilkan langkah-langkah konkret dan terukur untuk memperkuat pembinaan serta penyelenggaraan kearsipan secara berkelanjutan.
Dengan pembenahan tata kelola arsip, penguatan sumber daya manusia, dukungan sarana dan prasarana, serta penerapan sistem digital secara bertahap, Pemerintah Kota Bima menargetkan penyelenggaraan pemerintahan yang lebih tertib, akuntabel, dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat. (Red/AH)
