JAKARTA – Indonesia Financial Group (IFG), holding BUMN di bidang asuransi, penjaminan, dan investasi yang merupakan bagian dari Danantara Indonesia, terus memperkuat penerapan tata kelola perusahaan yang baik atau Good Corporate Governance (GCG). Upaya tersebut dilakukan untuk mendukung pelaksanaan aksi korporasi dan penataan ulang atau streamlining di lingkungan ekosistem perusahaan.
Salah satu langkah strategis yang ditempuh IFG adalah memperkuat pengelolaan dokumentasi dan kearsipan perusahaan. Langkah ini dinilai penting untuk menjaga akuntabilitas, memenuhi ketentuan hukum, serta memastikan kesinambungan informasi di tengah proses transformasi korporasi.
Komitmen tersebut diwujudkan melalui penyelenggaraan Focus Group Discussion (FGD) bertajuk “Pengelolaan Arsip dalam Rangka Kesiapan Perusahaan Menghadapi Aksi Korporasi dan/atau Streamlining”. Kegiatan ini dibuka oleh Direktur Sumber Daya Manusia dan Hukum IFG, Rizal Ariansyah, dengan menghadirkan Direktur Kearsipan Pusat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Rio Admiral Parikesit, sebagai narasumber.
FGD tersebut turut dihadiri jajaran direksi dari lingkungan Grup IFG. Pesertanya mencakup perwakilan manajemen dan unit kerja yang membidangi fungsi kearsipan dari seluruh anggota holding IFG serta sejumlah perusahaan asuransi di luar Grup IFG.
Keterlibatan berbagai pemangku kepentingan tersebut mencerminkan pentingnya sinergi dan kesamaan pemahaman mengenai kebijakan, mekanisme, serta tata kelola kearsipan dalam menghadapi perubahan organisasi maupun aksi korporasi.
Dalam sambutannya, Rizal Ariansyah menegaskan bahwa streamlining tidak sekadar berorientasi pada penyelarasan struktur organisasi dan proses bisnis. Lebih dari itu, proses tersebut harus tetap menjamin penerapan prinsip tata kelola perusahaan, kepatuhan terhadap regulasi, dan akuntabilitas.
“Proses streamlining yang merupakan arahan Presiden harus dipastikan berjalan dengan tata kelola yang baik, termasuk di dalamnya memastikan pengelolaan arsip dikelola dengan baik dalam semua tahapan streamlining, sehingga keberadaan arsip baik fisik atau digital dapat dikelola untuk kebutuhan audit, aksi korporasi ataupun penegakan hukum jika diperlukan di kemudian hari. IFG sudah bekerja sama dengan ANRI sejak tahun 2023, dan dalam momentum streamlining ini, kami menyampaikan terima kasih dan apresiasi kepada ANRI yang memberikan dukungan kepada IFG dan Anak Perusahaan,” ujar Rizal.
Sementara itu, Direktur Kearsipan Pusat ANRI, Rio Admiral Parikesit, mengapresiasi inisiatif IFG dalam memperkuat tata kelola kearsipan sebagai bagian dari persiapan menghadapi aksi korporasi dan streamlining. Menurutnya, perubahan struktur organisasi maupun pelaksanaan aksi korporasi tidak boleh menyebabkan arsip dan informasi penting perusahaan terabaikan.
“ANRI menyambut baik langkah IFG dan ekosistemnya dalam memastikan pengelolaan arsip menjadi bagian dari kesiapan transformasi korporasi yang merupakan salah satu inisiatif strategis pemerintah melalui Danantara Indonesia. Saat ini ANRI juga tengah melakukan harmonisasi regulasi untuk semakin memperkuat tata kelola kearsipan dalam menghadapi dinamika perubahan organisasi,” kata Rio.
Dalam pemaparannya, Rio menjelaskan tiga prinsip utama pengelolaan arsip yang perlu diterapkan dalam pelaksanaan aksi korporasi. Pertama, pengamanan arsip harus dilakukan dalam tiga fase, yakni sebelum, selama, dan setelah transaksi. Ketiga fase tersebut penting untuk memastikan seluruh dokumen dan informasi perusahaan tetap terlindungi sepanjang proses berlangsung.
Kedua, perusahaan perlu menerapkan tiga titik pemeriksaan atau checkpoints guna memastikan kesiapan pengelolaan arsip pada setiap tahapan. Mekanisme pemeriksaan ini harus dirancang agar mampu menjaga kelengkapan dan keamanan dokumen tanpa menghambat kelancaran proses transaksi.
Ketiga, perlu ditetapkan satu unit kerja yang bertanggung jawab atas kesinambungan pengelolaan dan pengamanan arsip selama masa retensi. Penetapan penanggung jawab tersebut tetap diperlukan meskipun perusahaan mengalami perubahan struktur organisasi.
Penerapan ketiga prinsip tersebut menjadi landasan untuk menjaga integritas informasi, memberikan kepastian hukum, serta memastikan keberlanjutan operasional perusahaan di tengah proses transformasi.
Melalui penguatan tata kelola kearsipan yang terintegrasi, IFG berkomitmen memastikan pelaksanaan aksi korporasi dan streamlining berjalan secara tertib, transparan, dan akuntabel. Pengelolaan arsip yang baik diharapkan dapat menjadi bagian penting dalam mendukung setiap tahapan perubahan organisasi sekaligus melindungi kepentingan perusahaan dan para pemangku kepentingan.
Langkah ini juga sejalan dengan upaya IFG membangun ekosistem industri asuransi dan penjaminan nasional yang lebih kuat, efisien, berdaya saing, dan berkelanjutan. Dalam pelaksanaannya, IFG tetap mengedepankan prinsip tata kelola perusahaan yang baik, manajemen risiko, serta perlindungan terhadap kepentingan seluruh pemangku kepentingan. (Adv)
